Fonctionnement - documents utiles

Le conseil de fabrique est composé de membres élus et de membres de droit. Dans les paroisses de moins de 5.000 habitants, il y a 5 membres élus dans le conseil. Dans les paroisses de plus de 5.000 habitants, il y a 9 membres élus. Les membres de droit sont le curé de la paroisse et le bourgmestre de la commune. 

Une fabrique d'église complète est donc composée de 7 ou de 11 membres, selon la taille de la paroisse. 

Les attributions du conseil sont les suivantes :

• nommer les membres et les dignitaires du conseil, ainsi que les marguilliers ;

• arrêter le budget et le compte annuels ;

• décider du remploi des fonds et déterminer le mode de placement des capitaux ;

• accomplir tout ce qui dépasse l’administration ordinaire, notamment prendre les décisions sur les achats, les ventes ou échanges d’immeubles, les emprunts, les dons, legs, fondations, les procès intentés ou à soutenir, les baux d’une durée supérieure à 9 ans, la construction, la restauration des édifices du culte.

Le conseil de fabrique se réunit ordinairement 4x par an. La loi prévoit des réunions "le premier dimanche d'avril, de juillet, d'octobre et de janvier, à l'issue de la grand'messe ou des vêpres". Il est admis que les réunions puissent se faire à une autre date rapprochée. Les réunions extraordinaires doivent être autorisées par l'Évêque. 

Le calendrier du fabricien - année 2026

Le bureau des marguilliers est l'organe exécutif de la fabrique, il se compose du curé et de trois membres élus du conseil de fabrique. Le bureau nomme en son sein un président, un secrétaire et un trésorier (qui ne peut pas être le curé). 

Les fonctions du bureau sont les suivantes :

• Préparer les affaires qui seront portées devant le conseil, notamment le budget, le compte, les dossiers d'aliénations et de baux de plus de 9 ans ;
• Exécuter les décisions du conseil, notamment en veillant pour le compte de la fabrique aux approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement du culte (pain, vin, énergies, ornements, mobilier) et en désignant, si nécessaire, l'avocat ou le notaire chargé des intérêts de la fabrique ;
• Accepter les dons et legs faits à la fabrique ;
• Assurer l'administration journalière de la fabrique, notamment :
  • en veillant à l'entretien et aux réparations ordinaires des édifices du culte (art. 41),
  • en administrant et en mettant en location les maisons et biens ruraux de la fabrique (art. 60),
  • en veillant à la bonne exécution des charges de fondations (art. 26),
  • en nommant ou, le cas échéant, en révoquant le personnel d'église (art. 33).

Attention, il existe plusieurs incompatibilités : 1) le bourgmestre (ou son représentant) ne peut pas être élu marguillier ; 2) les parents ou alliés, jusques et compris le degré d'oncle et de neveu, ne peuvent être en même temps membre du bureau. 

Le bureau se réunit normalement tous les mois, et chaque fois que l'intérêt de la fabrique l'exige. 

Les élections ont lieu, en principe, lors de la réunion ordinaire d'avril. 

Chaque année :

• le conseil doit (ré)élire le président et le secrétaire du conseil de fabrique ;

• le conseil doit (ré)élire un membre du bureau des marguilliers (chaque année, un mandat de marguillier prend fin) ;

• le bureau des marguilliers doit désigner en son sein un président, un secrétaire et un trésorier ;

  • modèle de PV pour les élections annuelles

Tous les 3 ans : 

• renouvellement des mandats de la grande ou de la petite moitié du conseil de fabrique.

  • modèle de PV pour le renouvellement de la grande moitié

  • modèle de PV pour le renouvellement de la petite moitié

Il se peut, en cas de démission ou de décès, qu'il faille procéder à des élections anticipées pour recomposer le conseil de fabrique. Ces élections peuvent avoir lieu dès que la situation l'exige, soit lors d'une des 3 autres réunions ordinaires, soit en réunion extraordinaire. 

• modèle de PV pour le remplacement d'un membre démissionnaire ou décédé

• modèle de PV pour le remplacement du président ou du secrétaire

NB. Il existe une procédure spéciale pour le changement de trésorier, voir ci-après. 

Les membres du conseil de fabrique sont élus pour un mandat de 6 ans. Le conseil se renouvelle par moitié tous les 3 ans. Le nombre des fabriciens élus étant impair (5 pour les paroisses de moins de 5.000 habitants, 9 pour les paroisses au-dessus de ce seuil), on distingue donc une "grande moitié" (3, ou 5 conseillers) et une "petite moitié (2, ou 4 conseillers) Aux dates fixés pour le renouvellement, lors de la réunion ordinaire du 1er dimanche d'avril (ou à une date rapprochée), le mandat d'une moitié des conseillers prend fin.  La moitié restante doit alors élire des membres pour compléter la moitié vacante. Les membres sortants peuvent être réélus. 

Voici les dates des élections de chacune des moitiés, jusqu'en 2065 :

Il existe une procédure particulière pour le changement de trésorier, que l'on appelle "compte de clerc à maître". En raison de sa qualité de trésorier public, le trésorier ne peut pas démissionner sans avoir réalisé cette procédure et il reste responsable de sa gestion tant que les formalités n'ont pas été accomplies. Le cas échéant, le compte de clerc à maître est nécessaire pour récupérer la caution déposée par le trésorier* . 

Le trésorier sortant (ou ses héritiers en cas de décès), soumet au conseil de fabrique un compte de clerc à maître. Ce compte de fin de gestion comprend l’intervalle à partir du dernier compte approuvé jusqu’à la cessation du mandat. Il est rédigé sur les formulaires ordinaires des comptes. (NB. pour plus de facilité, il est conseillé de faire coïncider le changement de trésorier avec l'approbation du compte annuel). 

Le conseil de fabrique doit approuver le compte de clerc à maître, accorder quitus au trésorier sortant et élire le nouveau trésorier. 

• Modèle de délibérations pour la nomination d’un nouveau trésorier

Copie de cette délibération doit être transmise au Gouverneur, au Conseil communal et à l'Évêché.

*ce cautionnement n'est actuellement plus en vigueur, mais peut encore concerner certains trésoriers de longue date. 

Un marché public belge est un contrat à titre onéreux entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs (entités publiques) et un ou plusieurs opérateurs économiques (entreprises, etc.) pour la réalisation de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services. La loi belge encadre ces contrats afin de garantir la transparence et la concurrence entre les opérateurs économiques. 

Les fabriques d'églises sont des entités publiques et sont soumises à la loi sur les marchés publics. 

Cela signifie que la fabrique doit toujours mettre en concurrence plusieurs opérateurs économique avant de prendre la décision d'attribuer un marché. Si le montant du marché est inférieur à 30.000,00 € (marché de faible montant), il suffit de consulter min. 3 entrepreneurs, ou de demander min. 3 offres. Au-delà de ce seuil, il faut obligatoirement rédiger un cahier des charges. Plus le montant du marché sera élevé, plus l'appel d'offre devra être large (jusqu'à une publicité européenne pour les plus gros marchés). 

Récapitulatif des dispositions applicables aux fabriques en matière de marchés publics

Le choix de la procédure dépendra du montant estimé du marché. On peut retenir que, plus le montant du marché est élevé, plus il est nécessaire d'avoir recours à une mise en concurrence large. Dès que le montant du marché dépasse 30.000,00 € HTVA, il faut obligatoirement rédiger un cahier des charges. Les seuils européens sont adaptés tous les 2 ans (prochaine révision en 2026). 

seuils européens applicables au 01/01/2024

P.A = pouvoir adjudicateur
Procédure négociée = la loi permet la négociation préalable : discussion des conditions du marché entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.
Procédure concurrentielle = tout opérateur économique intéressé peut participer en réponse à un avis de marché, mais seuls les candidats sélectionnés peuvent présenter une offre.

Récapitulatif des dispositions applicables aux fabriques en matière de marchés publics

Outre la législation sur les marchés publics, les fabriques d’église, comme établissements publics financés au niveau communal, sont soumises à la tutelle du Gouverneur sur la plupart de leurs opérations civiles et également sur leurs décisions d’attribution de marchés publics de travaux, fournitures et services.
Cette tutelle se superpose à la législation sur les marchés publics et aux législations particulières en matière de patrimoine. 
Ainsi un dossier travaux doit être envoyé à la tutelle du Gouverneur lorsque le marché, suivant le type de procédure choisie, dépasse les montants suivants (HTVA) : 

Coordonnées de la tutelle du Gouverneur :

• liege.interieur@spw.wallonie.be
• Place Saint-Lambert 18a, 4000 LIEGE
• adresse service : Esplanade Simone Veil 1 (7ème étage), 4000 Liège

Avant d'entreprendre des travaux à l'église, veillez à consulter le service patrimoine de l'Évêché (patrimoine@evechedeliege.be ; 04 220 53 65 • 04 229 79 35)

Récapitulatif des dispositions applicables aux fabriques en matière de marchés publics

Pour défrayer des personnes qui viennent travailler pour une fabrique (sacristain, nettoyage, organiste, …), celle-ci est autorisée à recourir au système du volontariat. Si le volontariat est par nature un acte gratuit, le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement, aussi appelé indemnisation. Il n’est pas obligatoire de défrayer les bénévoles : la décision incombe au conseil de fabrique. Si elles défraient leurs volontaires, celles-ci peuvent choisir entre deux systèmes de remboursement : 

• soit tous les frais réels peuvent être prouvés et le remboursement est illimité, 

• soit la fabrique d’église opte pour un remboursement forfaitaire.

Le montant de ces indemnités sera porté à l’article D23 des dépenses ordinaires (ou à l’article spécifique de dépenses selon la fonction défrayée : organiste, nettoyage, …).

A. Indemnisation sur base de frais réels

Dans ce cas, la réalité et le montant des frais exposés doivent être justifiés au moyen de documents probants (facture, ticket de caisse, billet de train, …). Le montant total des indemnités perçues par le volontaire peut excéder les montants visés ci-après.

B. Indemnisation forfaitaire

Ici, le volontaire n’est pas tenu de prouver la réalité et le montant des frais exposés. Le montant total des indemnités perçues ne peut excéder pour l’année 2025 (montants applicables du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025) :

• 42,31 euros par jour ;

• 1.692,51 euros par an ;

Au cas où le volontaire preste pour plusieurs organisations (fabriques d’église, ASBL, …), toutes les indemnités doivent être additionnées pour vérifier qu’il ne dépasse pas les plafonds.

La fabrique d’église ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt, pour autant, dans le cas du système forfaitaire, qu’il ne dépasse aucun de des deux plafonds.

Attention : si le volontaire soit (A.) ne peut pas justifier l’ensemble de ses frais réels, soit (B.) dépasse le plafond, il perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.

Un volontaire, au cours d’une même année, ne peut dépendre que d’un seul régime (frais réels ou indemnisation forfaitaire), même s’il est actif dans plusieurs organisations. Une seule exception est possible : le cumul du forfait et du remboursement des frais réels de déplacement est autorisé, jusqu’à un maximum de 2.000 km par année. Les frais de déplacement sont généralement remboursés suivant les barèmes suivants :

• En voiture : le défraiement maximum est fixé à 0,4415 € par km (jusqu'au 30 juin 2025, ce montant est indexé annuellement, chaque 1er juillet). Ici aussi, la fabrique peut décider d’octroyer un montant inférieur.

• En vélo, l’indemnité est de maximum 0,35 € par km.

• En transport en commun, le remboursement se fait sur base des billets.

Attention, ce régime ne peut pas permettre de « rémunérer » un membre du conseil de fabrique, cette fonction est par nature purement bénévole.

Il est recommandé d’établir une convention de volontariat, de dresser des fiches de prestations et de souscrire à une assurance pour couvrir les bénévoles.

Plus de renseignements ou modèles sur ces points à notre service ou sur www.levolontariat.be
 

Le bénévolat n'est pas la seule option. La fabrique peut engager du personnel (sacristain, organiste). Dans ce cas, il est conseillé de faire appel à un secrétariat social pour vous aider dans cette gestion. 

Un barème a été fixé par les Évêches pour la rémunération du personnel d'église. Il s'agit d'un montant minimal. Les fabriques restent libres de proposer un salaire plus élevé. 

• Salaire mensuel des sacristains et organistes (depuis le 01/03/2025)

Note récapitulative sur le personnel d'église (Diocèse de Namur)

La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) est une base de données du SPF Economie qui reprend toutes les données de base des entités enregistrées. La BCE centralise les données de base des entités et des unités d’établissement, et les communique aux différentes autorités compétentes. La BCE attribue à chaque entité un numéro d’identification unique.

Chaque fabrique d'église est repertoriée à la BCE et possède un numéro d'entreprise. Il est possible de consulter le profil de votre fabrique en suivant ce lien : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html

Il est capital que les données renseignées à la BCE soient correctes. En effet, les autorités publiques se basent sur les coordonnées renseignées à la BCE pour communiquer avec les fabriques (notamment la Région Wallonne pour l'enrôlement du précompte) . De plus, il faut être renseigné comme mandataire de la fabrique à la BCE pour pouvoir agir en ligne pour le compte de la fabrique. 

Si les données de votre fabrique sont incorrectes ou ne sont plus à jour, il faut envoyer la demande de changement à l'adresse suivante : helpdesk.kbo-bce@economie.fgov.be

Les fabriques d’église sont des organismes publics. Il donc est nécessaire que chaque fabrique, comme tout organisme public, possède une adresse de courrier électronique spécifique ou « générique » et communique grâce à celle-ci de façon officielle. 

Des adresses mail génériques @diocesedeliege ont été créées pour chaque fabrique, dès 2019. L’adresse courriel générique, qui est celle de la fabrique et non pas celle d'un de ses membres (qui peut démissionner ou décéder), est unique et immuable. Elle revêt ainsi un caractère officiel. Depuis le 1er janvier 2023, les communications aux fabriques se font exclusivement via les adresses génériques. 

Si vous ne disposez pas encore d'un accès à l'adresse mail de votre fabrique, ou si vous éprouvez des difficultés dans son utilisation, n'hésitez pas à contacter notre service informatique (M. Pierre-Yves FRANCOIS).

Coordonnées :

• py.francois@evechedeliege.be

• 04 230 31 68

Depuis la loi du 7 avril 2019, les fabriques d'église (en tant que pouvoirs adjudicateurs) doivent être capable de traiter et de recevoir les factures électroniques. Pour ce faire, elles doivent être inscrites sur la plate-forme officielle MERCURIUS avec leur adresse générique (fe....@diocesedeliege.be). 

• Voici le lien pour vous inscrire sur MERCURIUS (cliquez sur "enregistrez-vous") : https://bosa.belgium.be/fr/services/mercurius 

  • mode d'emploi pour l'inscription sur MERCURIUS (avec captures d'écran)

En tant qu’administration publique, MERCURIUS vous permet de respecter l’obligation de recevoir les factures PEPPOL. La configuration de base permet de vous transférer ces factures PEPPOL à l’adresse e-mail de votre choix. C’est la façon la plus simple de se conformer à l’obligation.

Par contre, il n’y a pas d’obligation d’être inscrit sur le logiciel PEPPOL car les fabrique n’émettent pas de factures et ne sont pas assujetties à la TVA.

Le lieu normal de conservation des archives de la fabrique est son presbytère. 

Les archives d'une fabrique d'église sont des archives publiques et doivent être conservées. Toutefois, certaines pièces (extraits de comptes, factures, etc.) peuvent être éliminées après un certain temps. La brochure qui suit, approuvée par l'archiviste du Royaume et la conférence épiscopale, reprend toutes les informations relatives à ce tri :

Tableau de tri des archives fabriciennes et paroissiales

Les archives des fabriques d’église, qui n'ont plus d'utilité administrative, peuvent être transférées aux Archives de l’État.

Archives de l’État à Liège (service compétent pour toute la province à l’exception de la Communauté germanophone)
rue du Chéra ,79, 4000 Liège
Tél. 04/252.03.93 - Fax 04/229.33.50
E-mail : archives.liege@arch.be

Staatsarchiv Eupen (service compétent pour la Communauté germanophone)
Kaperberg, 2-4, 4700 Eupen
Tél. 087/55.43.77 – Fax 087/55.87.77
E-mail : staatsarchiv.eupen@arch.be
 

Pour toute question plus pointue concernant les archives de la fabrique, n'hésitez pas à contacter M. Christian DURY, archiviste diocésain. 

Coordonnées : 

• archives@evechedeliege.be
• 04 230 31 67
• Rue de l'Evêché 25 - 4000 Liège
• page internet du service : https://www.evechedeliege.be/fr/service-des-archives